No cabe duda que esta actividad es crítica y de una alta prioridad dentro de las organizaciones. La pregunta que me hago es ¿porque en las empresas encontramos una gran resistencia a invertir tiempo y recurso para hacer una adecuada administración de proyectos?
No cabe duda que los mexicanos contamos con una gran creatividad e innovación para poder solucionar los problemas que se nos presentan en el día a día, pero considero que esta capacidad también ha generado una serie de paradigmas que impiden que podamos planear y garantizar el éxito de los proyectos en nuestras organizaciones.
Me gustaría definir antes que nada que es un paradigma, y lo que entiendo como paradigma es una estructura o modelo mental previamente concebido sobre un tema en particular. Dentro de las empresas podemos encontrar los siguientes paradigmas:
- En esta empresa no se puede planear.- Es común escuchar, las cosas se han hecho siempre así y la gente no va a cambiar así que es una pérdida de tiempo el planear algo que ya todos sabemos que vamos a hacer. La pregunta es ¿Realmente sabemos todos lo que vamos a hacer, como lo debemos hacer, en que tiempo lo debemos hacer y las repercusiones de no hacer lo que tenemos que hacer?
- La creatividad no se puede planear.- Les suena familiar “la creatividad se da y no se puede planear”, “la inspiración es algo que no se controla”. Realmente son muy pocos los casos en donde efectivamente no se puede planear la inventiva y/o creatividad como en investigaciones científicas. El mejor estímulo para la creatividad es una fecha de entrega inamovible.
- No tenemos tiempo para planear.- Mientras más grande es el proyecto en tiempo y en inversión es cuando resulta más importante la planeación ya que esto significa minimizar las pérdidas de tiempo y dinero. Uno de los dichos mexicanos quedan totalmente adoc a este punto “Despacio que llevo prisa”. Si no nos damos el tiempo suficiente para planear y administrar correctamente el proyecto, estamos más cerca de tirar los recursos de tiempo, humanos y económicos a la basura y poniendo en riesgo la continuidad del negocio. Una de las herramientas dentro de la adminsitración de proyectos que nos permite reducir el riesgo es la “Adminsitración de Riesgos”.
- Yo no sé planear, nunca había hecho esto anteriormente, no sé cuánto podría costar o durar.- Definitivamente siempre va a ser más costoso no planear que planear. La planeación es una herramienta que nos ayudará a precisar el costo del proyecto, los recursos necesarios a asignar, el Costo Total de Propiedad (TCO) y el retorno de inversión (ROI). ¿Te animarías a invertir en un proyecto en donde no sabes cuándo va a terminar, cuanto vas a invertir, que rentabilidad te va a dar?
- Aún no se incorpora al proyecto quien lo va a hacer.- Este punto me encanta. Resulta que ya se autorizó el proyecto por la Dirección, ya se aprobó el flujo de caja, ya se contrató a los consultores externos pero los recursos humanos que van a participar en el proyecto todavía no se enteran de que van a participar en el mismo, y lo que es peor, en muchas ocasiones no cuentan con el skill necesario para la ejecución del proyecto. ¿Le prestarías tu coche nuevo a un desconocido, aun sabiendo que esa persona no sabe manejar?
La Dirección por proyectos es esencial para invertir adecuadamente los recursos económicos y recursos humanos dentro de nuestra organización. Sobre todo en estos momentos de crisis económica en donde lo importante para las organizaciones es sobrevivir, crecer y evolucionar.
