¿Porque nos cuesta tanto trabajo llevar una Administración por proyectos?


No cabe duda que esta actividad es crítica y de una alta prioridad dentro de las organizaciones. La pregunta que me hago es ¿porque en las empresas encontramos una gran resistencia a invertir tiempo y recurso para hacer una adecuada administración de proyectos?

Los mexicanos contamos con una gran creatividad e innovación para poder solucionar los problemas que se nos presentan en el día a día, pero considero que esta capacidad también ha generado una serie de paradigmas que impiden que podamos planear y garantizar el éxito de los proyectos en nuestras organizaciones.

Antes de continuar, me gustaría definir que un paradigma es una estructura o modelo mental previamente concebido sobre un tema en particular. Dentro del ámbito empresarial podemos encontrar los siguientes paradigmas:

  1. En esta empresa no se puede planear.- Es común escuchar, las cosas se han hecho siempre así y la gente no va a cambiar así que es una pérdida de tiempo el planear algo que ya todos sabemos que vamos a hacer. La pregunta es ¿Realmente sabemos todos lo que vamos a hacer, como lo debemos hacer, en que tiempo lo debemos hacer y las repercusiones de no hacer lo que tenemos que hacer?
  2. La creatividad no se puede planear.– Les suena familiar “la creatividad se da y no se puede planear”, “la inspiración es algo que no se controla”. Realmente son muy pocos los casos en donde efectivamente no se puede planear la inventiva y/o creatividad como en investigaciones científicas. El mejor estímulo para la creatividad es una fecha de entrega inamovible.
  3. No tenemos tiempo para planear.– Mientras más grande es el proyecto en tiempo y en inversión es cuando resulta más importante la planeación ya que esto significa minimizar las pérdidas de tiempo y dinero. Uno de los dichos mexicanos quedan totalmente adoc a este punto “Despacio que llevo prisa”. Si no nos damos el tiempo suficiente para planear y administrar correctamente el proyecto, estamos más cerca de tirar los recursos de tiempo, humanos y económicos a la basura y poniendo en riesgo la continuidad del negocio. Una de las herramientas dentro de la adminsitración de proyectos que nos permite reducir el riesgo es la “Adminsitración de Riesgos”.
  4. Yo no sé planear, nunca había hecho esto anteriormente, no sé cuánto podría costar o durar.- Definitivamente siempre va a ser más costoso no planear que planear. La planeación es una herramienta que nos ayudará a precisar el costo del proyecto, los recursos necesarios a asignar, el Costo Total de Propiedad (TCO) y el retorno de inversión (ROI). ¿Te animarías a invertir en un proyecto en donde no sabes cuándo va a terminar, cuanto vas a invertir, que rentabilidad te va a dar?
  5. Aún no se incorpora al proyecto quien lo va a hacer.– Este punto me encanta. Resulta que ya se autorizó el proyecto por la Dirección, ya se aprobó el flujo de caja, ya se contrató a los consultores externos pero los recursos humanos que van a participar en el proyecto todavía no se enteran de que van a participar en el mismo, y lo que es peor, en muchas ocasiones no cuentan con el skill necesario para la ejecución del proyecto. ¿Le prestarías tu coche nuevo a un desconocido, aun sabiendo que esa persona no sabe manejar?

La Dirección por proyectos es esencial para invertir adecuadamente los recursos económicos y recursos humanos dentro de nuestra organización. Sobre todo en estos momentos de crisis económica en donde lo importante para las organizaciones es sobrevivir, crecer y evolucionar.

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